Darbo pokalbis nuotoliniu būdu: ar viską darome teisingai?

Įmonėms kasdieniniai susirinkimai, mokymai, derybos ar personalo atranka nuotoliniu būdu tampa kasdieniniu iššūkiu. Kiekvienai šių veiklų reikalingas ir tinkamas pasiruošimas. Turbūt ne visada pagalvojame apie tinkamą bendravimo etiketą, rašymo stilių internete ar net darbo pokalbio svarbą. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip tinkamai pasiruošti darbo pokalbiui – nuo sėdėjimo pozicijos, darbo vietos aplinkos iki pašalinių garsų, vaizdų ir dar daugelio dalykų, kurie yra tokie pat svarbūs kaip ir jūsų nuveikti darbai.

Pokalbio vieta –  kodėl svarbu, kur aš sėdėsiu per pokalbį? Ar tai turi įtakos? Galiu drąsiai atsakyti, kad turi, tačiau ar tai svarbiausias pokalbio dalykas? Tikrai ne. Tad apie viską nuo pradžių. Dirbant personalo atrankų konsultante „Noriu personalo sprendimų grupė“ kompanijoje, personalo atranka yra kasdieninė veikla. Per darbo pokalbius / interviu pastebiu, kad kandidatai ne visada būna pasiruošę pokalbiui skirtą vietą. Ką turiu galvoje? Pirmiausiai matoma aplinka turėtų būti tvarkinga, neperkrauta, ji neturėtų užgožti jūsų minčių, asmenybės ir sudaryti išankstinį įvaizdį apie jus. Geriausia rinktis vietą priešais langą, už nugaros nepaliekant įvairių buities rakandų, nesutvarkyto kambario ar virtuvės, su garuojančiais puodais. Atrodo gana paprasta, tiesa? Prieš pokalbį visada siūlyčiau išbandyti mikrofoną, kamerą ir įsijungus pažiūrėti, kas matosi ekrane bei įsivertinti, ar tinkamas apšvietimas. Jeigu neturite galimybės sėdėti prie lango, iš kur sklinda natūrali lauko šviesa, pabandykite įsijungti papildomus šviesos šaltinius, kurie jus tinkamai apšviestų.

Daugeliui yra žinomi ir išbandyti įvairių pokalbių platformų fonai, kuriais galite pasinaudoti pagal pasirinką temą – ar tai būtų miškas, laukas, jūra, biuras ar tiesiog neutralios spalvos fonas. Šie sprendimai gana greitai gali jūsų aplinką paversti tvarkinga vieta. Tačiau, reikėtų žinoti, kad tai priklauso ir nuo kompiuterio techninių galimybių, nes ne visada vaizdas bus kokybiškas. Dažnai kalbant ir gestikuliuojant ar judinant galvą susidaro įspūdis, kad neturite dalies rankos, pečių ar kitos kūno dalies, kadangi apkirpimo funkcija gali sunkiau atpažinti žmogaus figūrą. Tad norint pasinaudoti šia funkcija, taip pat siūlau tai padaryti iš anksto, galbūt jūsų namų aplinka pasirodys net geresnė nei pasirinktas dirbtinis fonas su nekokybišku vaizdu. Bet kokiu atveju, nėra blogos ar geros vietos pokalbiui – svarbiausia nesukelti „triukšmo“ fone su turimais daiktais, turėti gerą apšvietimą ir to pilnai pakanka norint sukurti kokybišką pokalbio atmosferą.

Techninė pokalbio dalis. Esant geram apšvietimui bei fonui, nuotoliniam bendravimui nemažiau svarbi ir vaizdo bei garso kokybė tiek įrenginyje, tiek namų / biuro aplinkoje. Turbūt reikėtų pradėti nuo to, kad jau tariantis dėl pokalbio su atrankos konsultantu ar įmonės atstovu, reikėtų pasiteirauti, kur ir kokiu būdu vyks pokalbis. Šiuo metu, daugelis pirminio etapo pokalbių vyksta nuotoliniu būdu per įvairias programas. Tai gali būti tiek „Skype“ ar plačiai naudojamas „Zoom“, „Microsoft Team‘s ar „Viber“, „FaceTime“ ir kt. Kai jau žinosite, kurioje programoje vyks pokalbis, būtinai pamėginkite prisijungti ir paanalizuoti, kaip veikia sistema – ypač jei ji jums nauja: kur įjungti garsą, vaizdą ir pan. Būtent šios smulkmenos gali labai prisidėti prie išsiblaškymo, susijaudinimo ir kitų dalykų, kurie lemia stresą ir galbūt savęs pristatymą ne visai taip kaip norėjosi.

Niekada nebijokite patys pakoreguoti pokalbio laiko, jeigu žinote, kad būtent tada namuose bus ramu ir jūs drąsiai galėsite bendrauti.

Užklupus pandemijai visi turėjome nedelsiant prisitaikyti ir išmokti dirbti nuotoliniu būdu – turėti konferencinius skambučius su kolegomis, partneriais, nors daugelis tam patirties neturėjo. Tačiau šiuo metu, kai yra labai daug mokymų, kaip naudotis nuotolinių pokalbių sistemomis, būtų apmaudu tuo nepasinaudoti ir neišmokti, nes akivaizdu, kad tai taps mūsų kasdienine praktika tiek kalbinant kandidatus atrankoje, tiek vykdant konferencinius pokalbius su kolegomis. Ne mažiau svarbūs ir aplinkos garsai, kurioje vyks pokalbis. Daugelis žmonių, ieškančių darbo, nėra vieninteliai dirbantys ar besimokinantys namuose, tad prieš pokalbį, būtų naudinga pasikalbėti su kitais šeimos nariais, ar jie galės prisitaikyti prie jūsų pokalbio laiko ir nekelti papildomo triukšmo, kuris blaškytų tiek jus, tiek darbdavį. Tai, žinoma, yra pasiruošimo klausimas. Niekada nebijokite patys pakoreguoti pokalbio laiko, jeigu žinote, kad būtent tada namuose bus ramu ir jūs drąsiai galėsite bendrauti. Praktikoje nutinka įvairių kuriozų, kai per pokalbį pasirodo šuo, katė, vaikas ar kurjeris. Tad tai tikrai neturi didelės įtakos pokalbiui, kadangi visi suprantame, kad taip kartais nutinka. Nepaisant įvairių nutikimų, atsiminkite, kad jūsų nuveikti darbai, įgytos žinios nekoreliuoja su tuo, ar fone pasigirdo verkiantis vaikas ar ne, tačiau stenkitės išvengti nereikalingų trikdžių, kas, tikėtina, pablogins jūsų prisistatymą ir įspūdį apie jus. Na, o jei tai nutiks – svarbu nepasimesti ir į tokią situaciją pažiūrėti žmogiškai ar net su humoru – juk visi gyvename tuo pačiu.

Pasiruoškite vietą taip, kad būtų patogu sėdėti. Nesėdėkite per toli ar atsilošę atgal, tai sudaro įspūdį, kad vengiate ar traukiatės nuo pašnekovo. Kita vertus, nereiktų labai priartėti prie kameros, nes pašnekovas matys vien jūsų galvą. Geriausia atrasti balansą – šiek tiek atsitraukti, būti išsitiesus, šiek kiek palinkus į priekį – tai rodys susidomėjimą ir sukoncentruotą dėmesį. Taip pat svarbu, kad jums netrukdytų ir kiti nenumatyti išoriniai trikdžiai – į akis nešviestų saulė, jūs gerai girdėtumėte pašnekovą ir girdėtų jus, būtumėte susikaupęs ir ramus – šie pagrindiniai dalykai ir lemia kokybišką darbo pokalbį. Nepamiškite, kad viskas priklauso nuo mūsų požiūrio ir atsakingo pasiruošimo.

Išvaizda – perskaičius šį žodį daugeliui iškart kyla klausimas – o kaip mano darbai susiję su išvaizda? Kuo ji čia dėta? Čia jus ir noriu sustabdyti. Rašau tikrai ne apie išorinį grožį ir jo čia neaptarinėsime, nes visi esame skirtingi ir tuo žavūs. Tačiau į šį žodį sutelpa ne tik veido bruožai, bet ir šukuosena, tvarkinga apranga bei aksesuarai. Taigi, apie viską nuo pradžių. Daugelis mūsų buvo įpratę prie gyvų darbo pokalbių ir tai, kaip turi atrodyti. Kokie turi būti batai, kelnės, kostiumai ir pan. – mums jau aišku, tačiau kai matome tik dalį kūno, visa tai pasidaro dar svarbiau. Visiems, kuriems teko dalyvauti pokalbyje ar konferencijoje su draugais, kolegomis, partneriais, turbūt vaizduotėje iškyla tvarkingo žmogaus atvaizdas. Bet ką gi reiškia tvarkinga išvaizda?

Tai, visų pirma, tvarkingai sušukuoti plaukai, nelendantys į akis ir ekraną. Tvirtai galiu teigti – ar jūsų galva buvo plauta šiandien ar prieš porą dienų – pašnekovas tikrai nepasakys, bet ar susišukavote – matysis akivaizdžiai. Taip pat labai svarbu ir viršutinė matoma aprangos dalis. Mums, atrankos konsultantams, dažnai tenka matyti, kad kandidatai būdami namuose ir vesdami pokalbius nesistengia apsirengti marškinių ar kitos oficialios aprangos, dažnai kalba būdami su bliuzonais ir pan. Suprantama, kad tam įtaką daro namų aplinka ir tai, kad tai tik trumpas pokalbis, kam turėčiau ruoštis?

Tačiau noriu pabrėžti, kad tinkamą įvaizdį turite sukurti ne tik ateidami į gyvą pokalbį, bet ir už kompiuterio ekrano. Tai ypatingai svarbu, nes taip parodote, kad šiam pokalbiui ruošėtės, galvojote, o ne pakilote nuo sofos ir atėjote pasikalbėti dėl naujo darbo. Tikrai nereiktų persistengti ir su itin oficialia apranga, tačiau tvarkingi marškiniai ar palaidinė, o gal net švarkas yra gero tono ženklas tiek atrankos konsultantui, tiek darbdaviui. Moterims rekomenduojama vengti ryškios, raštuotos, gėlėtos aprangos, ryškių ir gausių detalių, įmantrių kirpimų ar darbužių iš itin plono ar persišviečiamo audinio, labai prigludusių drabužių. Dalis dalykinės aprangos taisyklių lieka galioti. Video kamera gali sukurti visai netikėtų nereikalingų ar net juokingų efektų, šešėlių, todėl aprangą ir jos vaizdą irgi rekomenduojama prieš nuotolinį susitikimą išbandyti.

Dar vienas svarbus akcentas – aksesuarai. Kaip ir minėjau, kadangi matome pusę jūsų aprangos, o ne visą stiliaus derinį, nereiktų persistengti ir su papuošalais. Minimalus kiekis ir santūrios detalės neužgoš bendro vaizdo ar jūsų asmenybės, nenukreips dėmesio ir bus geriau nei masyvūs akį rėžiantys ir blaškantys dėmesį auskarai – stambios grandinės, pakabukai ant kaklo ir pan. Tad kalbant tiek apie išvaizdą, tiek apie aksesuarus, geriau juos minimalizuoti iki tvarkingos, dalykinės išvaizdos, kuri neužgožia, leidžia susidaryti solidų įspūdį apie jus iš nuveiktų darbų, pasakytų minčių ir požiūrio. Moterims ne mažiau svarbus ir makiažas. Per ryškus ir pretenzingas makiažas, ryškios detalės, ryškūs lūpų dažai, tamsesni veido pudros atspalviai nerekomenduojami ir gali sukelti nepageidaujamus efektus, prastinti įspūdį. Kamera ar programose naudojami filtrai, programos pagalba paryškinami antakiai ar lūpos irgi gali pakeisti vaizdą ir atspalvius tiek gera, tiek bloga linkme, paryškinti nereikalingas ir netinkančias detales, spalvas.

Tad apibendrinant norėčiau pasakyti, kad bendraujant nuotoliniu būdu, kitaip nei gyvai pas atrankos konsultantus ar darbdavius įmonėje, svarbūs ne tik tvarkingos išvaizdos aspektai, bet ir aplinka kurioje esate, vaizdas už jūsų nugaros, įvairūs garsai ir kitas triukšmas. Pasistenkite parodyti, kad suplanavote savo laiką būtent jiems, pasiruošėte pokalbiui iš anksto ir laukėte skambučio. Kaip ir „gyviems“ susitikimams rekomenduojamas punktualumas. Geriau jungtis keliomis minutėmis anksčiau ir lukterėti pašnekovo. Tai bet kokiu atveju bus ne tik gero tono ženklas, bet ir jūsų asmenybės supratimo ir matymo toliau ženklas.

Linkiu sėkmės, o jei turite klausimų, siūlau kontaktuoti tiek dėl naujų darbų paieškos, tiek dėl techninių dalykų. Sėkmės!