Ko reikia, kad bendravimas darbe būtų efektyvus?

Nėra organizacijų, kuriose vidaus komunikacija nuolat vyktų skandžiai, sako verslo konsultacijų ir mokymų kompanijos „OVC Consulting“ vyr. konsultantė Mirolanda Trakumaitė. Bendrovės „TMD partners“  konsultantas Deividas Rafanavičius, savo ruožtu, pažymi, kad, jei tarp darbuotojų ir vadovo nėra pasitikėjimo bei atvirumo, priemonės, skirtos aptarti darbo rezultatus ir tikslus, nebus veiksmingos.

„Praktiškai nėra organizacijų, kuriose vidinė komunikacija nuolat vyktų sklandžiai. Didelės organizacijos, kuriose visi komunikacijos procesai yra aprašyti, susiduria su biurokratizmo arba ilgai trunkančio „popierių siuntinėjimo ir derinimo“ pavojumi. Be to, didelėse organizacijose yra daug hierarchijos lygių, todėl komunikacija „žemyn“ vyksta per tarpininkus – įvairių lygių vadovus – ir, kol pasiekia žemiausią eilinių darbuotojų lygį, gali išsikraipyti.

Tuo metu eiliniai darbuotojai didelėse organizacijose dažnai yra nepatenkinti visomis komunikacijos „aukštyn“ formomis – apklausomis, pasiūlymų ar nusiskundimų pateikimo programomis“, – kalba M. Trakumaitė.

Kas trikdo komunikaciją?

Anot D. Rafanavičiaus, kad ir kokio dydžio būtų organizacija, kai periodiškai vyksta susirinkimai, vidiniai santykiai ir komunikacija būna geresni.

„Kai kurie žmonės mano, kad gera komunikacija yra tuomet, kai išpildomas jų lūkestis išgirsti informaciją. Tačiau efektyvi komunikacija turi du veikėjus. Sakyti pastabas, pateikti informaciją yra tik pusė darbo. Kita pusė darbo – užduoti klausimus.

Taip pat reikia priimti tą faktą, kad esame skirtingi. Nors didžioji dalis žmonių tai žino, jie galvoja esantys normalūs ir reikalus su kitais žmonėmis sprendžia taip, kaip jiems priimtina. Informaciją perduoda taip, kaip jiems atrodo svarbu ir suprantama, bet kitam žmogui nebūtinai taip yra aišku ir patogu. Tai kartais taip pat sukelia komunikacijos trikdžius“, – aiškina D. Rafanavičius.

Didelę įtaką komunikacijai daro išankstinis nusistatymas, kai tenka spręsti klausimus dėl ateities projektų, įvykių organizacijoje.  Be to, kaip pastebi pašnekovas, kuo daugiau skirtingų padalinių yra organizacijoje, kuo labiau skiriasi žmonių išsilavinimas, mentalitetas, veiklos pobūdis, tuo labiau tokioms organizacijoms būdingi vidaus komunikacijos trikdžiai.

Savo ruožtu M. Trakumaitė pažymi, kad, kai organizacijoje mažiau bendraujama tiesiogiai, susitinkant „akis į akį“, yra sunkiau užsitikrinti tarpusavio supratimą, didėja psichologinis atstumas tarp darbuotojų, atsiranda daugiau galimybių subjektyviai traktuoti informaciją.

„Tai pasakytina tiek apie komunikaciją tarp skirtingų hierarchijos lygių, tiek tarp to paties lygio darbuotojų.

Kalbant apie informaciją, gaunamą naudojantis informacinėmis technologijomis, pirmiausia norisi paminėti elektroninius laiškus. Gausėjant informacijos, gaunamos elektroniniu paštu, daug darbo laiko tenka skirti pašto tikrinimui, laiškų skaitymui, atsakymų rašymui, todėl kai kuriose organizacijose tai tampa problema“, – kalba pašnekovė.

Rutinos pavojus

Nemaža dalis Lietuvos organizacijų yra įsidiegusios veiklos valdymo sistemas, kurių esmė  – užtikrinti, kad organizacija dirbtų efektyviai ir pasiektų išsikeltus tikslus. Vienas svarbiausių veiklos valdymo sistemos aspektų – bent kartą per metus vykstantys darbuotojų ir jų tiesioginių vadovų pokalbiai, pažymi M. Trakumaitė.

„Pokalbių metu yra aptariami ir įvertinami pasiekti rezultatai, sutariami konkretūs veiklos  tikslai, suderinama, ko ir kokiu būdu darbuotojas turėtų mokytis. Tai tarsi formalioji pokalbio pusė, kuria jis neturėtų apsiriboti. Mažiau formali, dažniausiai niekur nefiksuojama, bet labai reikšminga pokalbio dalis yra skiriama lūkesčių išsiaiškinimui, suderinimui ir valdymui.

Pokalbis gali padėti darbuotojui pasijausti svarbiam, reikalingam, vertinamam. O tai motyvuoja. Tačiau norint, kad metiniai pokalbiai būtų efektyvūs, svarbu, kad visi organizacijos darbuotojai žinotų, kas yra veiklos valdymo sistema, kokios yra jos sudedamosios dalys, kaip pasiruošti veiklos pokalbiui. Jei to nebus, pokalbiai virs formalia varginančia rutina“, – sako pašnekovė.

D. Rafanavičius taip pat neabejoja, kad tokios priemonės gali būti veiksmingos tik tuomet, kai abi pusės supranta jų prasmę, o pasitikėjimo lygis tarp pokalbio dalyvių yra aukštas.

„Tai, kad organizacijose vyksta metiniai pokalbiai, dar nereiškia, kad jie yra veiksmingi ir duos reikiamus rezultatus, padės didinti darbuotojų motyvaciją, jų ir įmonės efektyvumą. Metiniai pokalbiai yra vertingi ir rezultatyvūs, jei jie yra kokybiški.

Pokalbis turi prasmę, kai abi pusės suvokia pokalbio vertę, gali kalbėti atvirai, pasitikėti. Jei santykis, pasitikėjimo lygis tarp pokalbio dalyvių yra prastas, atvirumo lygis žemas, tuomet pokalbio rezultatai yra ne tokie, kokie galėtų būti“, – aiškina D. Rafanavičius.