Tinkama aplinka pagerina darbą

Vis daugiau įmonių supranta, kad klientus gali nustebinti ne tik naujoviškais produktais arba tuo, kas materialu, bet ir inovatyviomis paslaugomis. Vis dėlto dauguma mažai dėmesio skiria tam, kokiomis sąlygomis jų produktai ar paslaugos atsiranda, tai yra darbo aplinkai, rašo „Vilniaus dienos“ priedas „Karjera“.

Atviros erdvės

Aišku, vien tinkamai išplanuotos įmonės būstinės geriems finansiniams rodikliams užtikrinti nepakaks. Tačiau kaip ir bet kuris kitas išteklius, esantis bendrovės žinioje, darbo aplinka gali prisidėti prie didesnio veiklos efektyvumo.

Biurų su atviromis erdvėmis atsirado šeštajame dešimtmetyje. Nauja koncepcija pirmą kartą buvo įgyvendinta Vokietijoje veikusios bendrovės „Quickbourner" biure. Jame siekta sudaryti kuo palankesnes sąlygas bendrauti ir darbui organizuoti. Vadovas su komanda dirbo atviroje erdvėje, kurioje stalai ir kiti baldai išdėstyti netaisyklingai.

Netrukus kelios bendrovės pradėjo gaminti baldų sistemas, kurios leido biuruose atsisakyti uždarų erdvių ir, prireikus, lengviau perstatyti baldus.

Nuo 1970 iki 1980 m., kai baldų sistemos išpopuliarėjo, atsakomybė už išplanavimą ir biuro erdvės tvarkymą teko ūkvedžiams. Jų pagrindinė užduotis buvo turimoje erdvėje sutalpinti kuo daugiau žmonių.

Biuro efektyvumas vertintas pagal šildymo, vėdinimo ir oro kondicionavimo sistemų charakteristiką, o ne pagal jame dirbančių žmonių rezultatus. O žinių vadyba (tai, kaip įmonė identifikuoja, kuria ir paskirsto žinias, svarbias jos sėkmei) laikyta antraeile IT skyriaus veikla.

Vakarų bendrovėse įsigalėjo sujungtos kubų konstrukcijos - jose įkurdinti darbuotojai galėjo bendrauti naudodami įvairias technologijas, išskyrus tiesiogiai.

Gyvo bendravimo pranašumai

Iš pirmo žvilgsnio tai atrodė praktiška, tačiau uždaros dėžutės neleido laisvai sklisti informacijai ir darbuotojams keistis idėjomis. Jos, kaip pripažįsta vis daugiau vadovų, yra vienas svarbesnių inovacijų šaltinių.

Šiandien darbo pobūdis kinta. Daugiau dirbama mobiliai ir komandose, reikalingos įvairesnių sričių žinios ir bendradarbiavimas. Į darbovietes plūsta naujos kartos darbuotojai, kurių pasikeitę darbo įpročiai.

Nepaisant to, dauguma organizacijų nenoriai keičia darbo aplinką. Mažiau negu 5 proc. JAV bendrovių darbo aplinką laiko savo strategijos dalimi ar įrankiu organizacijos veiklai gerinti.

Dar 1999 m. psichiatras Edwardas Hallowellas rašė, kad darbe jaučiamą nerimą gali padėti įveikti paprastos priemonės: gyvas dviejų žmonių ryšys. Kolegoms pasikalbėti tereikia kelias minutes, kad teigiami įspūdžiai išliktų ilgam ir skatintų mąstyti kūrybiškiau.

Deja, daugelis darbuotojų bendrovėse susiduria su gyvo bendravimo trūkumu. Žmonės darbe dažnai jaučiasi vieniši, izoliuoti ar sutrikę, o išpopuliarėjus naujoms ryšio technologijoms padėtis nė kiek nepakito.

Per pastaruosius dvylika metų JAV vis daugiau vadovų ėmė keisti įmonių vidinę kultūrą skatindami atvirumą, bendradarbiavimą ir naujoves. Keičiant kultūrą būdavo ir pokyčių darbo aplinkoje. Ji turėjo prisidėti puoselėjant naujas organizacijos vertybes. Taip bendrovėse atsirado atviros darbo vietos - darbuotojai gali matyti vieni kitus ir gyvai bendrauti.

Trijų metrų langai

Vienas pavyzdžių, kokią įtaką biuro išplanavimas turi kitiems verslo procesams, yra bendrovė „Alcoa". Kai 1987-aisiais jos vadovu tapo Paulas O‘Neillas, ši aliuminio gamybos milžinė išgyveno sunkmetį - produkcijos paklausa ir pelnas mažėjo.

Naujasis vadovas ėmėsi pertvarkos. P.O‘Neillas suprato, kad dalis nesklandumų susiję su žmonių darbu. Jie užduotis atlikdavo vangiai, buvo susikaustę. Pitsburge įsikūrusi bendrovės būstinė buvo per didelė, o erdvė netinkamai paskirstyta: nedideli darbo vietoms skirti plotai, žemos lubos ir maži langai, pro kuriuos patenka nedaug šviesos.

Naujasis vadovas ėmėsi pertvarkos. Su interjero specialistais P.O‘Neillas suprojektavo naują įmonės biurą. Jame daug dėmesio skyrė atviroms erdvėms, kuriose žmonės galėtų paprastai palaikyti gyvą ryšį. Dar prieš įsikeliant į naują pastatą trys vyriausi vadovai ir jų asistentai iš didelių asmeninių kabinetų buvo perkelti į atvirą aplinką. Tai vėliau neišvengiamai pakeitė ir įmonės kultūrą.

Naujame biure visi darbuotojai, taip pat ir P.O‘Neillas, dirbo vienodo dydžio atvirose erdvėse. Patalpų išplanavimas buvo toks, kad kiekvienas darbuotojas nebuvo labai nutolęs nuo 3 m aukščio langų, pro kuriuos visą biurą apšvietė natūrali saulės šviesa.

Prie durų kiekviename aukšte buvo įrengta atvira virtuvė, turėjusi skatinanti neformalų bendravimą. Be to, susirinkimų patalpa buvo suprojektuota taip, kad joje vietos turėjo pakakti visiems biuro darbuotojams.

Naujoviškai įrengto „Alcoa" biuro efektyvumą iliustruoja bendrovės akcijų kainos. Jos per trylika P.O‘Neillo vadovavimo metų išaugo dešimteriopai. Aišku, geras biuro išplanavimas buvo tik vienas bendrovės augimą lėmusių veiksnių, tačiau jo svarba neginčijama.

Baldai su ratukais

Investicijų apskaitos ir administravimo paslaugas teikianti „SEI Investments" yra dar vienas pavyzdys, kaip tinkamai išplanuotas biuras padidina efektyvumą.

Devintojo dešimtmečio pabaigoje bendrovė, pasak jos įkūrėjo ir vadovo Alo Westo, laikėsi gerai. Ir nors bendrovės pajamų augimas sudarė 15 proc., vadovui nepatiko departamentuose vyravęs „bunkerio" mentalitetas. Darbuotojai mažai bendradarbiavo, neplėtojo bendrų paslaugų. Be to, A.Westas nujautė, kad ir darbo aplinka nėra maloni.

Tad jis pradėjo septynerius metus trukusius pokyčius, kurių esmė - ištraukti žmones iš jų darbo dėžučių ir paskatinti mąstyti kitaip. Įgyvendinti pokyčiai iš esmės pakeitė organizacijos kultūrą.

Pertvarkant biurą A.Westas ir jo komanda suprato, kad egzistavusios sąlygos organizacijoje neleido įgyvendinti naujų sumanymų. Pagrindinis uždavinys buvo sukurti naują erdvę, kurioje būtų patogu bendrauti ir dirbti kartu.

Naujoji „SEI Investments" būstinė buvo įkurta vaizdingoje vietoje, įvairių formų pastatuose. Juose kiekvienas darbuotojas dirba atviroje erdvėje.

Visi baldai biure - su ratukais, todėl darbuotojai gali nesunkiai persikelti kitur, kai tik prireikia, ar jie patys nusprendžia pakeisti darbo vietą. Be to, iki pokyčių įmonėje daugelis žmonių sėdėjo darbo vietose, kurios jiems buvo tiesiog per ankštos. Tad naujoviškas darbo vietų išplanavimas gerokai padidino darbo produktyvumą.

Įmonei „SEI Investments" persikėlus į naują biurą, klientų, kurie apsilankę bendrovėje užsisakydavo jos paslaugas, padaugėjo dvigubai - iki 90 proc. Be to, nuo 1996 iki 2001-ųjų įmonės pajamos kasmet augo po 40 proc., nors darbuotojų skaičius išliko daugmaž nepakitęs.